Digitalisierung der Verwaltung – Onlinedienste des Landratsamtes
Deutschland will digitaler, schneller, leistungsfähiger werden: Auch in Thüringen und im Altenburger Land schreitet die Digitalisierung kontinuierlich voran und gewinnt sowohl für die Bürger als auch für die internen Verwaltungsabläufe des Landratsamtes zunehmend an Bedeutung. Ziel ist es, Verwaltungsleistungen einfacher zugänglich zu machen, Bearbeitungszeiten zu verkürzen und Prozesse effizient, transparent sowie medienbruchfrei zu gestalten.
Der Freistaat Thüringen verfolgt mit seiner sogenannten Smart-State-Strategie das Ziel, Verwaltung, Wirtschaft und Gesellschaft digital zukunftsfähig aufzustellen. Ein Schwerpunkt liegt dabei auf der konsequenten Vernetzung von digitalen Angeboten sowie der nutzerorientierten Bereitstellung von Verwaltungsleistungen. Zudem arbeitet der Freistaat an der Einführung der Thüringen-App, damit Bürger künftig einen zentralen, mobilen Zugang zu Verwaltungsleistungen, Informationen und persönlichen Anliegen erhalten – unabhängig von Zeit und Ort.
Angebot an Onlinediensten
Ein wesentlicher Bestandteil dieser Entwicklung ist der kontinuierliche Ausbau des Angebots an Onlinediensten. Rechtsgrundlage ist u. a. das Onlinezugangsgesetz (OZG), das auch das Landratsamt Altenburger Land verpflichtet, seine Verwaltungsleistungen zu digitalisieren und über Verwaltungsportale anzubieten. Über die Webseite des Landkreises können bereits heute zahlreiche Verwaltungsleistungen digital beantragt werden: www.altenburgerland.de/de/buergerservice-online. Dazu zählen u. a. die digitalen Antragsmöglichkeiten für i-Kfz, Fahrerkarte, BAföG, Elterngeld, Unterhaltsvorschuss, Schwerbehindertenausweis, Einbürgerung, mehrsprachige Antragsstrecken der Ausländerbehörde, die Online-Abfrage zum naturschutzrechtlichen Vorkaufsrecht, die Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz sowie die Möglichkeit zur Online-Terminbuchung.
Online-Terminbuchung
Letztgenannter Dienst erlaubt es, Behördengänge besser planbar zu machen und Wartezeiten deutlich zu reduzieren. Momentan steht die Online-Terminbuchung für die stark frequentierte Kfz-Zulassung sowie die Fahrerlaubnisbehörde zur Verfügung. Ein Ausweiten auf weitere Verwaltungsbereiche ist vorgesehen. Das Angebot an Onlinediensten wächst ständig. Die Anbindung des Online-Bauantrages befindet sich gerade auf der Zielgeraden und der Onlinedienst Wohngeld ebenfalls schon in den Startlöchern.
Zuständigkeitsfinder und 115
Auf Landesebene wurden ebenfalls wichtige Grundlagen für die Digitalisierung geschaffen, die den Kommunen zur Nachnutzung zur Verfügung stehen. Von zentraler Bedeutung ist dabei der Zuständigkeitsfinder https://verwaltung.thueringen.de, welcher das Suchen und Finden von Verwaltungsleistungen sowie zuständiger Stelle und ggf. verfügbarer Onlinedienste ermöglicht. Ergänzend steht seit Kurzem das Bürgertelefon unter der Rufnummer 115 zur Verfügung (www.altenburgerland.de/de/115-das-buergertelefon). Als weitere Basiskomponenten gibt es das Thüringer Antragssystem für Verwaltungsleistungen (ThAVEL), das eine strukturierte, einheitliche und nutzerfreundliche digitale Antragstellung ermöglicht, den Thüringer Formularservice sowie E-Payment-Basisfunktionalitäten (EPayBL). Neben der Bereitstellung von Leistungen über das ThAVEL-Portal spielt das sogenannte „Einer für Alle“-Prinzip (EfA) im Kontext der Digitalisierung der Verwaltung eine wichtige Rolle. Es besagt, dass eine digitale Verwaltungsleistung einmal von einem Land oder einer Allianz entwickelt und betrieben wird, während andere Länder und Kommunen diese Leistung über standardisierte Schnittstellen mitnutzen können. Dadurch sollen Ressourcen gespart, Doppelentwicklungen vermieden und die Digitalisierung der Verwaltung beschleunigt werden.
Interne Verwaltungsarbeit
Parallel zur Erweiterung der Onlineangebote wird auch die interne Verwaltungsarbeit grundlegend modernisiert. Denn Ziel ist nicht die bloße Bereitstellung eines Onlinedienstes für den Antragstellenden, um dann im Anschluss den Antrag doch auszudrucken und analog weiterzubearbeiten. Wichtig ist die Digitalisierung des gesamten Prozesses auch innerhalb der Verwaltung. An der schrittweisen verwaltungsweiten Einführung der elektronischen Akte (E-Akte) führt kein Weg vorbei. Papierakten müssen zunehmend abgelöst werden. Dies erfordert die Anbindung der Onlineanträge an die im Landratsamt eingesetzten Fachverfahren und die Schaffung entsprechender Schnittstellen sowie die Digitalisierung des papiernen Posteingangs. Dieser Umsetzungsprozess ist komplex und zeitaufwändig, führt am Ende aber zu einer besseren Nachvollziehbarkeit von Vorgängen, vereinfacht die Zusammenarbeit zwischen den Fachdiensten im Haus und beschleunigt Entscheidungsprozesse. Bereits im Jahr 2022 wurde der elektronische Rechnungsprozess im Landratsamt etabliert, der eine durchgängig elektronische Bearbeitung von Eingangsrechnungen – von der Einreichung bis zur Zahlungsfreigabe – ermöglicht. Aktuell befinden sich in verschiedenen Bereichen des Landratsamtes Projekte zur Einführung der E-Akte in Umsetzung. Die Kreisverwaltung setzt konsequent auf digitale Strukturen, um den steigenden Anforderungen an eine moderne und bürgerfreundliche Verwaltung gerecht zu werden.
Einsatz von KI
Künftig wird auch der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) an Bedeutung gewinnen. Denkbar ist beispielsweise die Unterstützung bei der Antragsstellung, die automatisierte Vorprüfung von Unterlagen oder die Verbesserung von Serviceangeboten durch intelligente Assistenzsysteme. Ein verantwortungsvoller, transparenter und datenschutzkonformer Einsatz ist Voraussetzung.
Persönlicher Kontakt
Trotz fortschreitender Digitalisierung ist die Möglichkeit des persönlichen Kontakts wichtig, da nicht alle Menschen digitale Angebote sicher nutzen können oder wollen. Gerade bei schwierigen, sensiblen oder erklärungsbedürftigen Anliegen braucht es direkte persönliche Beratung, Vertrauen und Erreichbarkeit vor Ort. Das Landratsamt wird deshalb auch weiterhin gut erreichbare analoge Zugänge für die Erledigung von Verwaltungsangelegenheiten haben.